Revisionssichere E-Mail-Archivierung in der Cloud „Made in Germany“

Entscheiden Sie sich für mehr Effizienz und Rechtssicherheit – durch die revisionssichere, unternehmensweite Archivierung Ihrer E-Mails in einem deutschen Hochsicherheitsdatacenter von CANCOM Pironet. Die zentralisierte Ablage der E-Mails reduziert die Kosten und gewährleistet die dauerhafte Einhaltung der rechtlichen Anforderungen. Sämtliche E-Mails inklusive Anhängen werden revisionssicher, strukturiert und kontextbezogen abgelegt  – und sind unternehmensweit zugreifbar. Das gilt sogar von Drittanwendungen aus!

Die technische Basis stellt Doxis4 von SER Solutions dar – einem deutschen Anbieter von Archivierungslösungen. Doxis4 bietet eine hohe Usability und stellt den Mitarbeitern archivierte E-Mails sehr schnell wieder zur Verfügung. Weitere sinnvolle Funktionen beziehen sich zum Beispiel auf eine regelbasierte, automatisierte Archivierung oder individuell an Ihr Business-Szenario angepasste Workflows.

Entscheiden Sie sich für die revisionssichere Archivierung Ihrer E-Mails in einem deutschen Datacenter von CANCOM Pironet.

Mehr Effizienz beim E-Mail-Management
Zahlreiche Funktionalitäten verbessern das E-Mailmanagement in Ihrem Unternehmen ganz erheblich: So finden Nutzer gesuchte E-Mails dank einer leistungsstarken Suchfunktion sehr schnell wieder. Außerdem sorgt optional eine integrierte Ähnlichkeitsprüfung dafür, dass nicht die gleiche E-Mail mehrfach von unterschiedlichen Empfängern im Archiv der Cloud-Anwendung abgelegt wird – sondern nur einmal. Gerade bei besonders voluminösen Anhängen oder Mails, die an zahlreiche Adressaten versandt wurden, lässt sich auf diese Weise Speicherplatz in erheblichem Maße einsparen.

Passgenau zu Ihren Unternehmensanforderungen
Entscheiden Sie selbst, ob sämtliche E-Mails automatisch revisionssicher archiviert werden sollen. Stattdessen lassen sich beispielsweise auch nur die elektronischen Nachrichten bestimmter Abteilungen juristisch unveränderbar ablegen, während bei allen anderen E-Mails die Speicherung zwar nicht in revisionssicherer Form, dafür aber besonders kosteneffizient erfolgt. Alternativ können natürlich auch einfach alle E-Mails auf diese Weise archiviert werden.

Nahtlos in E-Mail-Anwendung integriert
Nutzer profitieren insbesondere von der leichten, intuitiven Bedienbarkeit der Cloud-Anwendung: E-Mails lassen sich sehr schnell archivieren und dabei dem jeweiligen Geschäftsvorgang zuordnen. Da die E-Mail-Archivierung nahtlos in die Mailanwendung integriert ist – ob Microsoft Outlook oder IBM Lotus Notes spielt keine Rolle – braucht der Nutzer dabei sein persönliches E-Mail-Postfach nicht zu verlassen!

Die vollständige Integration in den Mail Client sorgt für hohen Benutzerkomfort.

Regelbasierte E-Mail-Archivierung
Definieren Sie auf der Basis Ihrer konkreten geschäftlichen Anforderungen eigene Archivierungsregeln – maßgeschneidert für unterschiedliche Benutzergruppen. Oder konfigurieren Sie die Archivierungsfrequenz und zahlreiche weitere Parameter individuell nach Ihren Randbedingungen. Weiterer Vorteil: Nach der automatisierten Archivierung Ihrer Geschäftskorrespondenz besteht die Option, die abgelegten E-Mails automatisch in den Ursprungssystemen zu löschen. Alternativ lassen sich die Mails auch jeweils durch einen Link zum Archivsystem ersetzen. Ihr Unternehmen profitiert somit von einer spürbaren Entlastung der E-Mail-Server.

Maßgeschneiderter Workflow für effiziente Prozesse
Verschlanken Sie wichtige Geschäftsprozesse drastisch, in dem Sie diese durch einen elektronischen Workflow unterstützen – mit der Cloud-Lösung für E-Mail-Archivierung als Ausgangsbasis. Wenn Sie zum Beispiel Ihre Rechnungs-Eingangsprüfung auf diese Weise abwickeln, profitieren Sie unter anderem von niedrigeren Kosten, schnelleren Abläufen und einem nachvollziehbaren, dokumentierten Prozess mit revisionssicherer Archivierung der relevanten Unterlagen. Leicht finden sich viele weitere sinnvolle Anwendungsszenarien: Bei den Einkaufsprozessen, der internen Abstimmung der Finanzmarktkommunikation, dem Bewerber-Management der HR-Abteilung usw.

Sicherer Cloud-Betrieb in Deutschland
Sparen Sie sich unnötige Investitionen in die IT-Infrastruktur, nutzen Sie Ihre unternehmensweite E-Mail-Archivierung stattdessen als Cloud-Lösung aus einem deutschen Hochsicherheitsrechenzentrum von CANCOM Pironet. Dank der Zertifizierung nach ISO 27001 profitieren Sie dabei von maximaler Informationssicherheit. Die Cloud-Technologie bietet Ihnen außerdem größtmögliche Flexibilität und Skalierbarkeit, so dass sich veränderte Anforderungen sehr rasch umsetzen lassen. Weiterer Vorteil sind Service und Support aus Deutschland. Gehen Sie auf Nummer sicher!

Ihre Vorteile auf einen Blick:

  • Revisionssichere Speicherung der E-Mails, nach GoBD zertifiziert
  • Einrichtung individualisierter Workflows
  • Flexibilität und Skalierbarkeit dank Cloud
  • Technologie aus Deutschland von SER Solutions
  • Auch nicht-revisionssichere Ablage

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Ansprechpartner
CANCOM Pironet, Competence Center Archivierung
Uwe Schröter